Par Matt Hamilton, architecte produit chez Socotra
Une gestion efficace de la facturation est plus qu’une simple nécessité pour les assureurs : c’est un facteur clé de la satisfaction client et de la croissance de l’entreprise. Cependant, pour de nombreux assureurs, elle est également source de coûts énormes et de maux de tête.
Au cours de la dernière décennie, l’équipe de Socotra a travaillé avec de nombreux assureurs et a pris conscience des défis auxquels ils étaient confrontés avec leurs anciens systèmes de facturation. En réponse à cela, nous avons développé Socotra Billing, la plateforme de facturation la plus puissante et la plus flexible, conçue pour améliorer les opérations de facturation, optimiser l’expérience client et renforcer l’intégrité et la visibilité financières.
Dans cet article, nous passerons d’abord en revue les inconvénients de nombreux systèmes de facturation existants. Nous aborderons ensuite les quatre éléments nécessaires à une meilleure facturation et expliquerons comment Socotra répond à ces exigences.
Pour créer le système de facturation ultime, il fallait d’abord comprendre les lacunes des systèmes de facturation précédents. Nous abordons ici quatre problèmes que nos clients nous ont signalés à maintes reprises.
Problème n° 1
Processus inefficaces et rapprochement manuel
La plupart des systèmes de facturation obligent les assureurs à vérifier et à rapprocher manuellement les factures par rapport aux transactions liées aux polices. Cela entraîne d’énormes pertes d’efficacité et augmente le risque d’erreurs pour les équipes comptables. Les divergences, telles que les factures qui ne correspondent pas aux primes prévues ou les paiements qui ne correspondent pas aux factures existantes, peuvent même nécessiter des rapprochements manuels continus pendant toute la durée d’une police, qui peut s’étendre sur plusieurs années.
Problème n° 2
Manque de flexibilité pour répondre aux besoins des clients modernes
L’interaction la plus courante entre les assureurs et leurs clients concerne la facturation, ce qui en fait un élément crucial pour la satisfaction client. Les clients veulent avoir le choix entre plusieurs modes de facturation et de paiement, pouvoir effectuer des modifications via un portail en libre-service et comprendre clairement l’impact sur leur facturation avant de s’engager dans d’éventuelles modifications de leur police.
Cependant, la plupart des systèmes de facturation combinent des calendriers de facturation rigides, des options de paiement limitées et peu de fonctionnalités numériques. Par conséquent, les représentants du service clientèle et les portails en ligne ne parviennent pas à répondre aux besoins actuels des clients.
Problème n° 3
Accès limité aux données et visibilité financière réduite
L’accès aux données de facturation détaillées constitue un obstacle majeur dans la plupart des systèmes de facturation, empêchant les assureurs de générer des rapports pour répondre à leurs questions commerciales et obtenir des informations pertinentes. Par exemple, les équipes commerciales peuvent repérer les annulations potentielles en fonction du nombre de fois où un client a manqué un paiement ; cependant, la plupart des systèmes de facturation ont du mal à fournir ce type d’informations, même avec une configuration poussée.
De plus, la qualité des données transférées des anciens systèmes de facturation vers les systèmes de grand livre général peut ne pas fournir aux équipes comptables le niveau de détail dont elles ont besoin pour effectuer correctement leurs audits et maintenir la conformité. Par exemple, les endossements et les contre-passations hors séquence peuvent être reflétés de manière inexacte dans le système et nécessiter des rapprochements manuels.
Problème n° 4
Difficulté à synchroniser les modules de facturation et de politique
La plupart des systèmes de facturation obligent les assureurs à redoubler d’efforts lors de la configuration de la facturation et des polices. Par exemple, les calendriers de facturation doivent être configurés et synchronisés en permanence dans les deux systèmes séparément, ce qui fait perdre du temps et crée des erreurs potentielles. Certains travaux de configuration peuvent même rompre l’intégration entre les systèmes de facturation et d’administration des polices.
Il est rapidement apparu, dès les débuts de Socotra, que les problèmes observés en matière de facturation n’étaient que les symptômes d’un système de facturation mal conçu, ou d’un système de facturation hérité, souvent transféré vers le cloud et faussement qualifié de « moderne ». Avec des éléments de conception appropriés, ces symptômes sont atténués, et c’est précisément ce qu’a fait Socotra. Voyons maintenant comment Socotra Billing répond à chacun de ces éléments.
Élément de solution n° 1
Couverture du flux de travail de facturation de bout en bout
Socotra Billing propose des workflows complets qui couvrent facilement tous les types d’événements de facturation. Ces workflows comprennent :
- Modifications du calendrier de facturation
- Annulations
- Retards de paiement et délais de grâce
- Décaissements
- Création de factures
- Retards de facturation
- Couverture expirée
- Retards de paiement
- Paiements excédentaires et paiements insuffisants
- Modifications apportées aux polices avec et sans prix
- Génération de devis
- Réintégrations avec ou sans interruptions
- Renouvellements
- Retours
- Suspensions temporaires
- Radiations
Élément de solution n° 2
Un modèle de workflow pleinement mature
Non seulement les flux de travail accomplissent l’action prévue (par exemple, un renouvellement doit effectivement renouveler la police), mais ils doivent également le faire de manière flexible et transparente. Avec Socotra Billing, chaque action peut être prévisualisée, annulée, signalée et vérifiée.
Toutes les transactions peuvent être prévisualisées
Au-delà de la simple génération de devis, un bon système de facturation permet de prévisualiser l’impact financier de toute action avant de l’exécuter. Socotra peut également générer des devis autonomes afin de valider ou de tester les résultats sans impact sur le système actuel.
Par exemple, un client souhaite obtenir une mention hors séquence sur une police d’assurance d’un ensemble, mais il veut savoir si cela aura une incidence sur la prime des autres polices de l’ensemble et, le cas échéant, dans quelle mesure. Socotra Billing permet à un représentant du service clientèle de répondre facilement à cette question, sans avoir à effectuer de transaction réelle.
Toutes les transactions sont réversibles
Toute action peut être annulée avec une piste d’audit complète de toutes les transactions concernées et un flux vers les systèmes en aval. Les actions peuvent être annulées individuellement, indépendamment de l’ordre dans lequel elles se sont produites (c’est-à-dire que le système de facturation final n’insisterait pas pour que l’action la plus récente soit annulée en premier).
Cela signifie qu’un client peut apporter quatre modifications consécutives à sa police et facilement annuler uniquement la deuxième modification, s’il le souhaite. Cette annulation sera automatiquement répercutée dans les systèmes de grand livre général, ce qui évite tout rapprochement manuel.
Toutes les transactions doivent être déclarées
Les systèmes de facturation doivent permettre l’exportation en temps réel des données vers les systèmes financiers et de reporting, afin que les assureurs puissent analyser rapidement les données critiques, prendre des décisions plus éclairées et exploiter de nouvelles opportunités et stratégies de croissance des revenus.
Socotra Data Lake offre un accès en temps réel à des données de haute qualité pour chaque transaction, y compris des tableaux de bord prédéfinis et des requêtes haute performance. Les API ouvertes et documentées publiquement de Socotra permettent aux assureurs de connecter leurs données de facturation au reste de leur pile de données, notamment Snowflake, AWS Quicksight, Power BI, Tableau, d’autres plateformes de données et des suites de reporting et d’analyse.
Toutes les transactions sont vérifiables
Lorsqu’une police fait l’objet de multiples modifications, la plupart des systèmes de facturation nécessitent des ajustements manuels difficiles à suivre et chronophages à long terme. Les équipes chargées de la facturation peuvent consacrer des ressources excessives à l’examen et à la validation des transactions entre les comptes ou à la correction des erreurs en raison d’une visibilité limitée sur l’historique des données transactionnelles. Cette auditabilité limitée peut exposer les assureurs à une surveillance réglementaire accrue et à des amendes pour non-conformité.
Avec un système de facturation adéquat, l’origine et la raison de chaque frais sont évidentes. Chaque opération de facturation est minutieusement suivie, y compris une piste d’audit complète pour toutes les activités, tous les ajustements et toutes les interactions. Cette transparence et cette précision financière simplifient la conformité et renforcent la confiance des clients.
Élément de solution n° 3
Intégrations faciles avec le grand livre général, les paiements et la gestion des polices
Les assureurs doivent se conformer à la réglementation financière et veiller à ce que leurs transactions soient exactes et vérifiables. Grâce à son moteur de comptabilité en partie double robuste, Socotra Billing garantit l’intégrité financière et offre une piste d’audit complète pour chaque activité, ajustement et interaction. Le personnel bénéficie également d’une vue transparente de l’état actuel de la facturation d’un client, ce qui lui permet de naviguer facilement dans les comptes clients, des soldes impayés aux factures à venir, favorisant ainsi une communication claire et réduisant la confusion.
Socotra Policy et Socotra Billing sont des modules indépendants qui offrent aux assureurs un contrôle et une configuration flexible pour les versements échelonnés et la facturation. Les assureurs peuvent séparer complètement le processus d’évaluation des couvertures et de calcul des primes de la facturation et du recouvrement des paiements.
La configuration peut toujours être effectuée à un seul endroit et s’appliquer à tous les modules, rapports et interfaces utilisateur sans qu’il soit nécessaire de réintégrer ou de reconfigurer d’autres modules. Cela contraste fortement avec les technologies traditionnelles qui limitent la capacité des assureurs à adapter leurs opérations de facturation modernes, car la configuration et les mises à jour prennent énormément de temps et nécessitent beaucoup de ressources.
Les systèmes en aval, tels que les grands livres généraux et les entrepôts de données, sont souvent une source de frustration en matière d’intégration. Socotra permet aux assureurs d’exploiter des API ouvertes pour intégrer de manière transparente Socotra Billing à n’importe quel processeur de paiement ou système de grand livre général/comptabilité. Socotra dispose notamment d’un vaste écosystème de partenaires de processeurs de paiement, tels que FIS, One Inc, Paymentus, Stripe et Tranzpay. Les clients de Socotra ont facilement intégré plus de 10 processeurs de paiement différents.
Élément de solution n° 4
Robustesse permettant de gérer les cas d’utilisation les plus complexes
L’une des caractéristiques remarquables de Socotra Billing est sa capacité à gérer sans effort des scénarios de facturation complexes. Sa conception modulaire permet d’exécuter des transactions dans n’importe quelle combinaison ou séquence, s’adaptant ainsi à un large éventail de cas d’utilisation complexes et réels, notamment :
Modifications apportées à la politique après le renouvellement : ajustez facilement la facturation lorsqu’un client demande une modification après le renouvellement, ce qui signifie qu’elle doit s’appliquer à la fois à la période restante du terme actuel et au terme à venir.
Combiner les modifications : calculez rapidement l’impact de plusieurs modifications apportées aux politiques et à la facturation sans les appliquer réellement.
Annulations complexes : apportez des éclaircissements lorsqu’un client effectue une modification, puis une autre, et demande ensuite quel serait l’impact de l’annulation de la première modification sur sa facture.
Paiements insuffisants, paiements excédentaires et annulations : évaluez facilement les soldes impayés lorsqu’un client effectue un paiement insuffisant ou excédentaire et demande une annulation immédiate.
Modifications prospectives hors séquence : permet aux clients de comprendre les effets d’une modification prospective hors séquence sur la facturation sans émettre la police.
Conclusion
Passez à l’étape suivante dans la modernisation de votre système de facturation
Au-delà des principes énumérés ci-dessus, tout produit SaaS doit être un logiciel fondamentalement mature. Cela signifie qu’il doit offrir :
Véritable conception et performance natives du cloud
100 % de configuration et 0 % de personnalisation via le code
Mises à niveau continues, gratuites et sans interruption de service
Documentation complète et API ouvertes
Nous pensons que cela constitue le système de facturation optimal.
Qu’est-ce qui vous semble le plus marquant ?
Nous aimerions connaître votre avis.
À propos de Matt Hamilton
Matt Hamilton, architecte produit chez Socotra, possède une vaste expérience dans la gestion de produits et le développement de logiciels. Il a passé 10 ans chez Guidewire Software, où il a occupé des postes de plus en plus importants dans la gestion de produits. Titulaire d’un MBA de Stanford et d’une licence en mathématiques et en informatique de l’université de Californie à San Diego, il est réputé pour ses aptitudes techniques, ayant développé des compétences dans de nombreux langages de programmation et technologies. Ancien officier de sous-marin nucléaire, il détient également plusieurs brevets pour ses travaux innovants dans le domaine de la facturation d’assurance et des données sur les produits.
